Le tre ore a settimana che stai regalando a un copia-incolla

Il lavoro che si può automatizzare non si presenta come un problema. Si presenta come cinque minuti. Il preventivo che riscrivi cambiando due righe, i dati del modulo che ricopi nel gestionale, la mail di conferma identica a quella di ieri, il file che rinomini e sposti in cartella.

Cinque minuti dieci volte al giorno fanno quasi cinque ore a settimana. È una giornata di lavoro ogni due settimane, spesa in cose che nessuno ti ringrazierà di aver fatto.

I tre segnali che qualcosa è automatizzabile

Lo fai sempre uguale. Se puoi spiegarlo a una persona nuova in cinque frasi che iniziano con «poi», si può scrivere come procedura. E ciò che si scrive come procedura, spesso, si può far fare a una macchina.

Sposti informazioni che esistono già. Il copia-incolla è il segnale più forte in assoluto: vuol dire che il dato è già scritto da qualche parte in forma digitale, e tu stai facendo da ponte fra due programmi che non si parlano.

Ti accorgi degli errori dopo. Una cifra sbagliata, una mail mandata al cliente sbagliato, un file sovrascritto. Sono errori da stanchezza, e la stanchezza è l’unica cosa che una macchina non ha.

Il conto va fatto sul tempo, non sul fastidio. Alcuni lavori noiosissimi durano due minuti al mese: automatizzarli è una soddisfazione, non un risparmio. Altri, banali e invisibili, si mangiano mezza giornata a settimana senza che nessuno se ne accorga.

Che aspetto ha, in pratica

Quasi mai un software nuovo. Quasi sempre un collegamento fra cose che già usi: il modulo del sito che scrive direttamente nel foglio di lavoro, la richiesta che genera da sola la mail di risposta con i dati già dentro, il documento che si compone da un modello e finisce nella cartella giusta con il nome giusto.

La parte difficile non è tecnica: è mettersi d’accordo su cosa deve succedere, compresi i casi storti. Cosa fa il sistema se manca il numero di telefono? Se il cliente scrive due volte? Se il file esiste già? Le automazioni si rompono lì, non nel caso normale.

Quando invece non conviene

Quando il lavoro cambia ogni volta. Quando lo fai tre volte l’anno. Quando la decisione richiede di guardare in faccia il cliente. E quando il processo è confuso: automatizzare un disordine produce disordine più veloce, ed è molto peggio del disordine lento, perché smetti di accorgertene.

Da dove si parte

Da una settimana di appunti, non da un preventivo. Segna ogni volta che fai una cosa ripetitiva e quanto ti è costata. Alla fine avrai un elenco corto, con un numero accanto. Si comincia sempre dalla riga con il numero più alto, non da quella più facile o più irritante.